Положение об архиве территориальной избирательной комиссии Шкотовского района

Приложение
к решению территориальной избирательной
комиссии Шкотовского района
от 05.11.2019 №122/645

Положение об архиве территориальной избирательной комиссии Шкотовского района

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Часть документального фонда, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы временных сроков хранения, включенные в учетные документы, составляют архивный фонд территориальной избирательной комиссии Шкотовского района (далее ТИК Шкотовского района).

Документы ТИК Шкотовского района, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью муниципального района и подлежат постоянному хранению в архивном отделе администрации Шкотовского муниципального района. До передачи на государственное хранение документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в ТИК Шкотовского района.

1.2. ТИК Шкотовского района обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение документов, указанных в п. 1.1. настоящего Положения, и использование их.

1.3. ТИК Шкотовского района для хранения архивных документов и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение создан архив.

1.4. Архив обеспечивается необходимым оборудованием.

1.5. Функции заведующего архивом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива – ведущего специалиста – эксперта аппарата ТИК Шкотовского района.

1.6. Для проведения постоянной работы по учету, отбору и оформлению документов, образующихся в процессе деятельности ТИК Шкотовского района, распоряжение председателя ТИК Шкотовского района создается постоянно действующая экспертная комиссия.

1.7. В своей работе специалист, ответственный за ведение архива, руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Шкотовского муниципального района, правилами и другими нормативно – методическими документами Российской архивной службы (далее – Росархив), настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет председатель ТИК Шкотовского района

1.9. Организационно – методическое руководство по архивно – технической подготовке документов ТИК Шкотовского района осуществляет архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района.

II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности ТИК Шкотовского района, документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2.2. Научно – справочный аппарат к документам архива (описи, исторические справки, акты приема – передачи документов, акты о списании документов временного срока хранения и др.).

III ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1. 1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1. 2. Учет и обеспечение сохранности, создание научно – справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1. 3. Подготовка и передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района с соблюдением требований, установленных Росархивом.

3.1. 4. Осуществление контроля за оформлением документов и дел в процессе делопроизводства в ТИК Шкотовского района.

3.2. В соответствии с возложенными задачами, ответственный за архив управления осуществляет следующие функции:

3.2. 1. После завершения делопроизводства принимает, учитывает и хранит архивные документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.

3.2. 2. Составляет описи дел постоянного хранения и утверждает экспертно – проверочной комиссией архивного отдела Приморского края.

3.2. 3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, хранящихся в архиве.

3.2. 4. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.

3.2. 5. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации.

3.2. 6. Ежегодно представляет в архивный отдел администрации (муниципальный архив) сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2. 7. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел администрации Шкотовского муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4. Ответственность лица, выполняющего функцию заведующего архивом.

4.1. Лицо, выполняющее функцию заведующего архивом, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством Российской Федерации.